Häufige Fragen (FAQ)

Wie lässen sich verschiedene Stufen der Rechnungsfreigabe einrichten?

Der Freigabeablauf eines Belegs wird über den "Floww", welchem er zugewiesen ist, gesteuert.
Weil ein Floww grundsätzlich zu einem Unternehmen gehört, werden Flowws in der Unternehmensverwaltung bearbeitet.
Um einen mehrstufigen Freigabeablauf abzubilden, fügen Sie Personen mehreren Floww-Stufen hinzu.
Ein Beleg beginnt immer in 'Stufe 1' und gilt als freigegeben, wenn alle Personen der höchsten Floww-Stufe ihr okay gegeben haben.
Stufen ohne Personen werden übersprungen.

Können Rechnungen eingespielt werden, welche per Mail kommen?

Über das Marktplatz-Feature "MailToFlowwer" können Belege automatisch aus E-Mails extrahiert und zur Freigabe bereitgestellt werden.

Gibt es ein Größenlimit für Mails an MailToFlowwer?

Ja, der F2-Mailserver nimmt E-Mails mit höchstens 5 MB Übertragungsgröße an.

Können mehrere Mails auf einmal weitergeleitet werden?

Ja, Sie können mehrere Mails auf einmal an MailToFlowwer schicken. Das System vereinzelt und verarbeitet jede Mail getrennt.

Warum wird von FLOWWER v2 nur im .PDF-Format übertragen?

Das hat mehrere Gründe:

  1. Das Freigabeprotokoll muss an die Übertragungsdatei angehängt werden können.
  2. Bei ZUGFeRD-Rechnungen sind die Rechnungsdaten im XML-Format an das PDF angehängt.
  3. PDF-Dateien können extrem kompakt sein, wenn das Belegbild nicht als Rastergrafik sondern in einem Vektorformat vorliegt.
  4. Viele elektronische Rechnungen werden als .PDF-Datei verschickt, es bietet sich an, das Format beizubehalten

Unabhängig vom Ausgabeformat haben wir in Planung, auch andere Dateiformate (JPG, PNG) in FLOWWER v2 hochladen zu lassen (TIF ist bereits möglich).
Diese sollen dann bei Weitergabe zu einer .PDF-Datei zusammengefügt werden.

Macht es Sinn, per Mail empfangene Dateien auszudrucken, einzuscannen und in FLOWWER v2 hochzuladen?

Grundsätzlich funktioniert das genausogut, wie die E-Mail per MailToFlowwer direkt verarbeiten zu lassen oder den .PDF-Anhang abzuspeichern und in FLOWWER v2 hochzuladen.
Jedoch: digital erstellte Rechnungen sind in der Regel reine Vektor-PDFs und benötigen wenig Speicherplatz. Wird eine solche Datei ausgedruckt und wieder eingescannt, geht dieser Größenvorteil verloren. Das liegt daran, dass der Scanner nur ein Rasterabbild des Ausdrucks erstellen kann.
Deutlich platzsparender und kostengünstiger (Aufbewahrungskosten!) ist somit in aller Regel die unmittelbare Verarbeitung der .PDF-Datei.

Es kommen die Mails für den Freigabeprozess nicht an – ist hier eine spezielle Einstellung zu treffen?

Wurde MailToFlowwer aktiviert?
Falls ja, kann in den globalen Kontoeinstellungen das Protokoll des Flowwer-Kontos eingesehen werden.

DATEV empfiehlt nach wie vor neben PDF auch TIFF-Dateien für Unternehmen online. Ist dies möglich?

Seit Version 2.6.1 sind auch .tif-Dateien möglich.

Sind (aus Versehen) gelöschte Belege reaktivierbar, um einen Floww erneut zu starten?

In der "Aktive Belege"-Ansicht befindet sich (oben links) ein Kontrollkästchen um gelöschte Belege anzuzeigen (Nach Aktivierung des Kontrollkästchens bitte auf "Neu laden" klicken).
Falls sich der Beleg dort nicht findet, muss er erneut hochgeladen werden.

Letzte Änderung: 2019-10-09 07:43:48